Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц в Вилейском районном исполнительном комитете
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящая Инструкция разработана на основании Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон) и других актов законодательства и определяет порядок ведения делопроизводства по поступившим в Вилейский районный исполнительный комитет (далее – райисполком) обращениям граждан и юридических лиц Республики Беларусь, а также находящихся на территории Республики Беларусь иностранных граждан, лиц без гражданства и представительств иностранных организаций, поручениям вышестоящих организаций по рассмотрению обращений, обращениям на «прямую телефонную линию».
В настоящей Инструкции применяются термины в значениях, определенных в статье 1 Закона.
Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, подлежащим рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, обращениям работников к нанимателю, иным обращениям, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения.
Делопроизводство по обращениям ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства с использованием государственной единой (интегрированной) республиканской информационной системы учета и обработки обращений граждан и юридических лиц (далее – система учета и обработки обращений) и системы электронного документооборота и осуществляется в райисполкоме сектором по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома (далее – сектор), в структурных подразделениях райисполкома – должностными лицами, на которых возложены эти обязанности.
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ
Прием и регистрация обращений, поступивших в адрес райисполкома, а также контроль за их рассмотрением обеспечивается сектором, поступивших в адрес структурных подразделений райисполкома и районных организаций, – уполномоченными должностными лицами.
Поступающие обращения регистрируются в день их поступления. Обращения заявителей, поступившие в райисполком в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.
Обращения, ошибочно доставленные в райисполком, не регистрируются и направляются по назначению.
Регистрационный штамп ставится на первой странице обращения в правом нижнем углу или в другом свободном от текста месте, на нем указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
Обращениям, ответам на них присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной номенклатурой. Регистрационный индекс обращения состоит из номенклатурного индекса дела, порядкового номера поступившего обращения (например, 3-5/154, где 3-5 – индекс дела в номенклатуре, 154 – порядковый номер поступившего обращения).
При подаче заявителем нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.
Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком (дубликаты), учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 3-5/154/1).
Повторным обращениям заявителей при их поступлении в райисполком присваивается очередной регистрационный индекс.
Обращения заявителей, поступившие из вышестоящих органов, по которым не требуется направление ответов заявителям, регистрируются в секторе и учитываются как поручения вышестоящих органов. Регистрационный индекс поручения состоит из номенклатурного индекса дела, порядкового номера поступившего поручения (например, 3-9/154, где 3-9 – индекс дела в номенклатуре, 154 – порядковый номер поступившего обращения).
Письменные и электронные обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции райисполкома, а также не содержащие информации о результатах их предыдущего рассмотрения в сельских исполнительных комитетах (далее – сельисполкомы) или организациях, в компетенции которых находится решение изложенных в них вопросов, в течение пяти рабочих дней со дня, следующего за днем регистрации обращения, направляются для рассмотрения государственным органам или организациям в соответствии с их компетенцией с уведомлением об этом заявителя письмом за подписью заведующего сектором.
После регистрации обращения предварительно анализируются работниками сектора и передаются на рассмотрение председателю райисполкома, или его заместителям, или управляющему делами райисполкома (далее – руководство райисполкома) согласно распределению обязанностей.
Поручения о рассмотрении обращений заявителей оформляются руководством в форме резолюций, определяющих порядок подготовки ответа и указывающих, за чьей подписью и в какой срок он должен быть подготовлен, обязательных для исполнения руководителями структурных подразделений райисполкома, районных организаций, председателями сельисполкомов.
Резолюция изготавливается сектором на отдельном листе и прилагается к обращению, при этом она является его составной частью.
Структурным подразделениям райисполкома, сельисполкомам, другим государственным органам и организациям направляются обращения и резолюции посредством системы электронного документооборота или системы межведомственного электронного документооборота.
В случае если несколько исполнителей являются ответственными за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю, в резолюции руководства райисполкома определяется исполнитель, который готовит проект ответа.
Первому исполнителю соисполнителями представляется информация о результатах рассмотрения обращения не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения контрольного срока.
Письменные ответы (уведомления) на обращения должны соответствовать требованиям, установленным статьей 18 Закона.
Если для решения изложенных в обращении вопросов совершены определенные действия (выполнены работы, оказаны услуги) в присутствии заявителей, исполнителями в сектор предоставляются записи о выполнении работ и оказании услуг или составленные акты, которые являются основанием для списания обращения в дело.
Решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу и о прекращении переписки принимается руководством райисполкома на основании предложений исполнителей.
Председатель райисполкома подписывает информацию о рассмотрении обращений, направляемую в адрес высших должностных лиц Республики Беларусь, председателя Минского областного исполнительного комитета, после визирования заместителями председателя или управляющим делами райисполкома согласно распределению обязанностей.
Заместители председателя и управляющий делами райисполкома в соответствии с распределением обязанностей подписывают информацию по обращениям, направляемую в иные государственные органы, и ответы заявителям.
При подготовке ответов заявителям и информации в иные государственные органы и организации с использованием системы электронного документооборота сектором создаются формы внешнего представления электронных документов на бумажном носителе, которые удостоверяются в установленном порядке.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, оставляются на контроле. Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены и заявителям даны ответы.
При наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов структурное подразделение райисполкома может выдавать обязательное для исполнения предписание об их решении за подписью руководства райисполкома.
Обращение, по которому выдавалось предписание, считается исполненным и может быть направлено в дело только после получения сообщения о результатах его исполнения.
Контроль за исполнением предписания осуществляет подготовившее его структурное подразделение райисполкома.
Решение о снятии с контроля обращений и списании их в дело принимается руководством райисполкома или заведующим сектором.
Ответы на обращения, поступившие в структурные подразделения райисполкома, обладающие правами юридического лица, подписывают их руководители или заместители руководителей.
ГЛАВА 3
ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ЭЛЕКТРОННЫМ ОБРАЩЕНИЯМ
Электронные обращения в адрес райисполкома и его структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, подаются гражданами и юридическими лицами посредством системы учета и обработки обращений.
Первичная регистрация электронных обращений и отражение сведений о завершении процесса их рассмотрения осуществляется в системе учета и обработки обращений.
Сектором создаются бумажные копии электронных обращений и материалов по их рассмотрению.
Сектором направляются ответы (уведомления) на электронные обращения посредством системы учета и обработки обращений или по указанным в обращениях адресам места жительства (места пребывания) заявителей в порядке, установленном статьей 25 Закона.
ГЛАВА 4
ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ
Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее – личный прием) проводится председателем райисполкома, его заместителями, управляющим делами райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома в соответствии с графиками, утвержденными председателем райисполкома.
Организацию личных приемов руководства райисполкома осуществляет сектор во взаимодействии с руководителями структурных подразделений райисполкома, районных и иных организаций.
Предварительная запись на личный прием, консультирование и разъяснение порядка личного приема осуществляются сектором.
При предварительной записи на личный прием к руководству райисполкома работниками сектора выясняется суть вопроса, а также иные сведения, необходимые для рассмотрения вопроса о возможности записи на личный прием.
При подготовке личного приема сектор запрашивает у структурных подразделений райисполкома, сельисполкомов, организаций справочные материалы по существу обращений.
В ходе предварительной записи, изучения представленных материалов сектором определяется необходимость участия в приеме руководителей и специалистов соответствующих структурных подразделений райисполкома, сельисполкомов, организаций, обеспечивается их приглашение.
Руководством райисполкома проводятся выездные приемы в соответствии с графиком, утвержденным председателем райисполкома.
Учет обращений, поступивших в ходе личных приемов, в том числе выездных приемов, председателя, заместителей председателя и управляющего делами райисполкома, а также контроль за выполнением данных поручений ведется сектором.
Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер устного обращения.
Контроль за исполнением поручений, данных в ходе личных приемов и выездных приемов руководителей структурных подразделений райисполкома, осуществляют по их поручению должностные лица соответствующих структурных подразделений райисполкома.
ГЛАВА 5
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ «ПРЯМОЙ ТЕЛЕФОННОЙ ЛИНИИ» РАЙИСПОЛКОМА И ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПОСТУПИВШИМ НА НЕЕ ОБРАЩЕНИЯМ
«Прямая телефонная линия» проводится руководством райисполкома по вопросам, относящимся к компетенции райисполкома.
График проведения «прямой телефонной линии» утверждается председателем райисполкома.
Организацию «прямой телефонной линии» руководством райисполкома осуществляет сектор. Структурные подразделения райисполкома и районные организации обеспечивают участие работников в «прямой телефонной линии», проводимой курирующими их заместителями председателя райисполкома.
Обращения, поступившие на «прямую телефонную линию» райисполкома, регистрируются сектором в системе электронного документооборота.
Обращениям, поступившим в ходе проведения «прямой телефонной линии», ответам на них присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной номенклатурой. Регистрационный индекс состоит из номенклатурного индекса дела и порядкового номера (например, 3-15/154, где 3-15 – индекс дела в номенклатуре, 154 – порядковый номер поступившего обращения).
Ответы на обращения, поступившие на «прямую телефонную линию» райисполкома, подписывают заместители председателя райисполкома, управляющий делами райисполкома.
Решение о снятии с контроля обращений, поступивших в ходе проведения «прямой телефонной линии», и списании их в дело принимается руководством райисполкома или заведующим сектором.
ГЛАВА 6
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ
Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, в райисполкоме формируются в дела в соответствии с номенклатурой.
Дела с обращениями заявителей формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.
Срок хранения обращений и документов, связанных с их рассмотрением, составляет 5 лет.
По истечении установленных сроков хранения обращения и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводств
